Октябрь 2021 ИП решил принять сотрудников: как все оформить

Полина Лисицына
эксперт журнала «Бухгалтерия ИП»

Когда ИП нанимает хотя бы одного сотрудника, он сразу превращается из одиночки в работодателя. Воспользуйтесь нашим чек-листом, чтобы выполнить обязанности «новоиспеченного» работодателя и не попасть на штрафы.

Трудоустройте работников

Если ИП решил стал работодателем, нужно оформить трудовые договоры с сотрудниками и издать приказы о приеме. Крайний срок — третий рабочий день сотрудника (ст. 68 ТК). Порядок следующий.

Попросите документы. От всех работников потребуются паспорта. Если у работника есть стаж, он предъявит при приеме трудовую книжку или выписку СТД-Р от предыдущего работодателя, а также СНИЛС или форму АДИ-РЕГ. Молодые специалисты трудовые книжки не предоставляют. Форму АДИ-РЕГ закажите сами, подайте в ПФР анкету АДВ-1 на работника и опись АДВ-6-1. Какие еще документы потребовать при приеме, смотрите в табл. 1 ниже.

Таблица 1. Дополнительные документы при приеме работников

Название документа	Когда потребуется
1. Военный билет, временное удостоверение или приписное свидетельство	При приеме военнообязанных
2. Документ о квалификации или подготовке	Если должность требует специальных знаний или документов. Например, права для водителя
3. Медицинская книжка	Для продавцов продовольственных товаров, работников общепита и некоторых других
4. Сертификат о вакцинации	Если в вашем регионе для вашего ИП обязательна вакцинация, попросите работника показать документ о прививке или сообщить сведения
5. ИНН	Если у работника есть документ, попросите принести копию или сообщить номер
6. Справка о доходах с прошлого места работы	Если работник захочет получить больничное пособие
7. Справка 2-НДФЛ с прошлого места работы	Если работнику нужен вычет по НДФЛ

 

Примите заявление. Попросите будущего работника написать заявление о приеме. В заявлении работник укажет, с какого дня и на какой должности он хочет трудиться. Документ необязательный, но упорядочит работу предпринимателя.

Составьте и подпишите трудовой договор. Если у ИП не больше 15 работников, он вправе заключить трудовой договор по своей форме или взять типовой бланк (ст. 309.2 ТК и постановление Правительства от 27.08.2016 № 858). Если используете типовой бланк трудового договора, то сможете не оформлять внутренние кадровые документы: правила внутреннего распорядка, положения об оплате труда, инструкцию по охране труда и т. п.

Если выбираете свою форму трудового договора, включите обязательные условия. Список всех обязательных условий есть в статье 57 ТК (см. табл. 2 ниже).

Таблица 2. Обязательные условия в трудовом договоре

Условие	Что записать в договоре
Сведения о работодателе	Ф. И. О., ИНН и паспортные данные ИП
Сведения о работнике	Ф. И. О. работника и паспортные данные
Место и дата заключения договора	Укажите город, где заключали договор, и дату не позднее третьего дня работы сотрудника
Место работы	Адрес, по которому будет трудиться работник
Трудовая функция	Должность работника
Дата начала работы	Первый день выхода
Срок действия договора	Срок окончания или укажите, что договор бессрочный. ИП вправе заключить срочные договоры со всеми, если является малым предприятием и нанял не более  20 работников в торговле или бытовых услугах или не более 35 — в других сферах (ст. 59 ТК)
Оплата труда	Оклад, премии и доплаты, которые полагаются работнику. Укажите в договоре срок выдачи зарплаты или ссылку на другой документ со сроками
Условия труда на рабочем месте	Уточните, являются ли условия труда работника оптимальными, допустимыми, вредными или опасными по результатам спецоценки. Если спеоценку пока не проводили, укажите, что условия оптимальные. При необходимости внесите изменения в договор, если условия изменятся по результатам спецоценки
Обязательное социальное страхование	Работнику предоставляются гарантии обязательного социального страхования, предусмотренные законом

 

Трудовой договор оформите в двух экземплярах, один отдайте работнику и попросите расписаться на вашем.

Оформите приказ. Составьте приказ ИП о приеме работников по унифицированной форме № Т-1 или по форме, которую сами разработали. Укажите Ф. И. О. и должность работника, дату приема, место работы и установленный оклад.

Заполните трудовую книжку и сдайте СЗВ-ТД

Бумажная трудовая книжка. Если работник принес вам бумажную книжку, внесите в нее запись о приеме (см. рисунок). C 1 сентября делайте записи в трудовых книжках в соответствии с новым порядком (приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Рисунок. Запись в трудовой книжке о приеме

 

Если работник отказался от бумажной книжки на прошлом месте или он молодой специалист без трудовой книжки, никаких записей в бумажный документ вы не вносите (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 19.12.2019 № 439-ФЗ).

СЗВ-ТД. Подайте на работника отчет СЗВ-ТД в ПФР. Крайний срок сдачи при приеме — следующий рабочий день после приказа (подп. 2 п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). В графе 6 табличной части отчета укажите код трудовой функции работника. Как определить код, читайте в журнале «Бухгалтерия ИП», 2021, № 7.

Назначьте зарплатные дни

Если ваш ИП является микропредприятием и использует типовые формы трудовых договоров, срок выдачи зарплаты вы укажете в договорах. Если используете свою форму договоров, можете записать сроки в трудовом договоре или в правилах внутреннего распорядка.

Придерживайтесь следующих правил:

• установите два срока — для первой части зарплаты и второй;
• запишите конкретные даты, а не период от и до или не позднее;
• выберите срок для аванса — в промежутке с 16-го по 30-е (31-е) число, а для итоговой зарплаты — в промежутке с 1-го по 15-е число;
• между выплатами должно быть не более 15 дней.

К примеру, если первую часть вы решили выдавать 20-го числа текущего месяца, то для второй части нужно установить срок — 5-е число следующего месяца (ст. 136 ТК, письма Минтруда от 12.03.2019 № 14-2/ООГ-1663, ГИТ в г. Москве от 22.06.2021 № ПГ/16732/10-21740-ОБ/18-593). Все сроки смотрите в табл. 3.

Таблица 3. Зарплатные сроки

Вид выплаты	Срок выплаты
Зарплата	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15
Аванс	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30

 

Кстати, лучше не устанавливайте срок для аванса — 30-е число месяца. Это последний день месяца. А значит, если будете выдавать зарплату, считается, что работник уже получил доход, и с аванса нужно будет удержать НДФЛ.

Зарегистрируйтесь в ФСС

Как только предприниматель заключил трудовой договор хотя бы с одним работником, он обязан зарегистрироваться в ФСС как страхователь (подп. 3 п. 1 ст. 6 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Срок — 30 дней с момента, как заключите первый трудовой договор с работником. Если опоздаете, индивидуальному предпринимателю грозит штраф от 5 тыс. до 10 тыс. руб. в зависимости от срока задержки (ст. 26.28 Закона № 125‑ФЗ).

Чтобы зарегистрироваться, обратитесь в территориальное отделение ФСС по месту жительства предпринимателя. Подайте:

• заявление по утвержденной форме (приложение № 1 к Регламенту, утв. приказом ФСС от 22.04.2019 № 215);
• копию паспорта;
• копию бумажной трудовой книжки первого работника или сведения на него по форме СЗВ-ТД.

Копию трудовой книжки или форму СЗВ-ТД не нужно представлять, если на момент подачи заявления вы уже отправили в ПФР отчет СЗВ-ТД на первого работника.

Документы в ФСС вы вправе принести лично, направить бумажные документы по почте заказным письмом или переслать в электронном виде через Госуслуги  (п. 17 Регламента № 215). Если пересылаете бумажные копии по почте заказным письмом, их нужно нотариально заверить. Электронные документы заверьте усиленной квалифицированной электронной подписью предпринимателя.

ФСС должен зарегистрировать предпринимателя и выдать ему уведомление с регистрационным номером и кодом подчиненности. Кроме того, ФСС установит тариф по страховым взносам на травматизм исходя из основного вида деятельности предпринимателя, который указали в ЕГРИП. ►

► В ИФНС, ПФР и ФОМС предпринимателю регистрироваться в качестве работодателя не нужно. О нанятых работниках проверяющие узнают из ваших расчетов по взносам и 6-НДФЛ (письмо ФНС от 31.01.2017 № БС-4-11/1628@).

 

Что делать после того, как приняли работников

Начисляйте зарплату, НДФЛ и взносы. Зарплату начисляйте в последний день каждого месяца. Тогда же исчислите НДФЛ и взносы. Налог надо удержать при выплате зарплаты и перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты, с отпускных и больничных до конца месяца (п. 6 ст. 226 НК).

Взносы в ИФНС и ФСС вы платите не позднее 15-го числа следующего месяца (п. 3 ст. 431 НК). Если ИП числится в реестре МСП, взносы в ИФНС считайте с зарплаты по разным тарифам: с суммы в пределах МРОТ — по тарифу 30 процентов, с суммы сверх МРОТ — по тарифу 15 процентов (подп. 17 п. 1 ст. 427 НК). Тариф взносов на травматизм смотрите в уведомлении от ФСС.

Сдавайте зарплатные отчеты. Сдайте впервые по итогам квартала, в котором приняли работников, расчеты 6-НДФЛ и ЕРСВ. Например, если приняли работника в августе 2021 года, сдайте 6-НДФЛ и расчет по взносам за 9 месяцев 2021 года. Срок — не позднее 1 ноября 2021 года (п. 2 ст. 230 и п. 7 ст. 431 НК). Если вы примете первого работника только в октябре, значит, первые зарплатные отчеты будете представлять за год.

Примените вычеты. При УСН «доходы» или патенте ИП вправе уменьшить налог на взносы за работников. Но если ИП-одиночки могли ставить к вычету всю сумму взносов за себя, после приема работников общий размер вычета не может превышать половины налога (п. 3.1 ст. 346.21 и п. 1.2 ст. 346.51 НК).

Если вы на УСН, применяйте 50-процентный лимит для вычета с периода, в котором вы наняли первого работника. Авансы за предыдущие периоды не пересчитывайте. А налог за год посчитайте с учетом ограничения (письмо Минфина от 01.07.2013 № 03-11-11/24966). Подробности — в примере.

ПРИМЕР. Как считать вычеты по УСН, если ИП нанял работника. ИП применяет УСН «доходы» и платит налог по ставке 6%. ИП нанял первого работника в августе 2021 года. Доходы за 9 месяцев 2021 года составили 5 000 000 руб. Уплаченные с начала года взносы за себя и работников — 180 000 руб. За I квартал ИП перечислил аванс — 50 000 руб., за полугодие — 40 000 руб. Покажем, как рассчитать аванс за 9 месяцев. Начисленный аванс равен 300 000 руб. (5 000 000 руб. × 6%). Вычет равен 50% от налога, так как ИП нанял работников. Аванс к уплате за 9 месяцев составит 60 000 руб. (300 000 руб. × 50% – 50 000 руб. – 40 000 руб.).

 

Если ИП на патенте нанял работников, то уменьшать налог за все патенты, которые действуют в этот период, вы вправе только на 50 процентов. Те же правила действуют в случае, когда у ИП есть несколько патентов, а работники заняты лишь в некоторых видах бизнеса (письмо ФНС от 02.06.2021 № СД-4-3/7704@).

Если вы еще не оформили работников, выгоднее заключить трудовые договоры уже после того, как патент закончится. В этом случае 50-процентное ограничение будет действовать лишь по новому патенту. А налог по старому вы сможете снизить на все взносы ИП.