Март 2020 Переходим на электронные трудовые книжки
Уже в декабре пора готовиться к переходу на электронные трудовые книжки — разработать шаблоны уведомлений и заявлений, а также привести в порядок записи в бумажных трудовых. Мы подготовили пошаговый алгоритм, в котором есть все необходимые бланки и образцы, согласованные с ПФР — берите и пользуйтесь.
Подготовьтесь к тому, что станет больше работы. Бумажные книжки потребуется перевести в электронный формат. И с этой целью уже в начале года вы впервые сдадите в ПФР сведения о трудовой деятельности. Обо всем по порядку.
Шаг 1. Заключите соглашение с ПФР
В ноябре региональные управления ПФР разослали компаниям письма, в которых предлагают заключить соглашения об электронном обмене новыми документами о трудовой деятельности (см. образец 1). Мы выяснили, что многие поспешно отказались подписывать такие соглашения, считая, что фонд перекладывает на них свои обязанности. Но отказ главбухов опрометчив и вот почему.
Соглашение необходимо тем, кто с 2020 года будет передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде. Для этого будет новая форма отчета СЗВ-ТД. И хотя форму еще не утвердили, впервые отчет придется сдавать уже в феврале 2020 года. Так что если ваш фонд предлагает заключить новое соглашение, не откладывайте это и сделайте прямо сейчас.
Образец 1. Письмо ПФР с просьбой заключить соглашение
Шаг 2. Уведомите работников о новых правилах
До 1 июля 2020 года компании должны уведомить сотрудников о том, что:
- сведения о трудовом стаже теперь будет хранить ПФР в электронном виде;
- работники вправе подать выбрать, как работодатель будет вести трудовые книжки — по-старому на бума
Если работники захотят сохранить бумажную трудовую, работодатель продолжит заполнять книжку, как раньше, но все равно будет отправлять электронные сведения в ПФР. Фактически всю информацию фирмы будут дублировать из трудовой в фонд (п. 1 ст. 2 Законопроекта № 748684-7).
О новых правилах сообщите всем работникам компании, в том числе дистанционным, если заполняете на них трудовые книжки (ст. 312.2 ТК). Не забудьте о тех, кто долго отсутствует в офисе, — декретницах, молодых мамах, сотрудниках в отпусках за свой счет. Извещать подрядчиков-физлиц о новых правилах не нужно. Они работают по гражданско-правовому договору и трудовые книжки на них вы не заполняете.
Унифицированной формы уведомления нет. Разработайте бланк сами или сэкономьте время и воспользуйтесь нашим шаблоном (см. образец 2). Не затягивайте с уведомлением, отправьте его в начале 2020 года. Тогда у работников будет целый год, чтоб принять верное решение. До конца 2020 года работники подают письменное заявление работодателю о том, в каком виде они хотели бы, чтобы на них вели документы — обычную трудовую или выдавали сведения о работе по форме СЗИ-ТД (п. 2 ст. 2 Законопроекта № 748684-7).
